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Datenschutzerklärung

Stand: 22. August 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen unserer Leistungen ist:

Educalio GmbH
Kasernenstrasse 6
8180 Bülach
Schweiz

E-Mail: info@educal.io
Handelsregister: Handelsregisteramt des Kantons Zürich, UID CHE-358.794.726
Vertreten durch die Geschäftsführung: Thomas-Adrian Cocan (Vorsitzender), Fabian Ackermann, Philipp Büchner

Da wir unsere Leistungen auch Kundinnen und Kunden in der Europäischen Union anbieten, gilt für diese Verarbeitungen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ergänzend gilt das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG).

2. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur auf gesetzlicher Grundlage. Je nach Zweck stützen wir uns auf:

Die Angabe Ihrer Daten ist freiwillig. Ohne die als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben können wir Anfragen, Verträge oder Support jedoch nicht bearbeiten.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website und die von uns betriebenen Dienste laufen auf eigenen Servern, die wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betreiben. Die Server stehen in einem Rechenzentrum in Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website erhebt der Server automatisch:

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website auszuliefern, Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden nach 14 Tagen gelöscht, sofern kein sicherheitsrelevanter Vorfall eine längere Speicherung erfordert. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Zur Beschleunigung der Auslieferung setzen wir serverseitiges Caching ein. Dabei werden keine zusätzlichen personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt.

4. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Wir verwenden Cookies und vergleichbare Technologien wie Local Storage.

Technisch notwendige Cookies – zur Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung, zur Sitzungsverwaltung und zur Sicherheit – setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ein.

Alle übrigen Cookies setzen wir ausschliesslich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäss § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zur Einholung und Dokumentation der Einwilligung nutzen wir das Consent-Management-Tool Complianz, das lokal auf unserem eigenen Server betrieben wird – eine Übermittlung an Dritte findet dabei nicht statt. Gespeichert werden Ihre Einwilligungsentscheidung, ein anonymisierter Identifikator, der Zeitpunkt der Erteilung sowie technische Angaben zum Nachweis.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – über die Cookie-Einstellungen am Seitenende oder durch Löschen der Cookies in Ihrem Browser. Eine Übersicht aller eingesetzten Cookies mit Zweck und Laufzeit finden Sie im Cookie-Banner unter „Details“.

5. Kontaktaufnahme und Demo-Anfragen

Wenn Sie uns über das Formular „Demo buchen“, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben. Beim Demo-Formular sind dies: vollständiger Name, Unternehmen, Telefonnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse, Land und Unternehmensgrösse sowie – optional – Ihre Angabe, wie Sie von uns erfahren haben, zusätzlich der Zeitpunkt der Absendung.

Die Formulardaten werden an unsere eigene, selbst betriebene Nextcloud-Instanz (nextcloud.educal.io) übertragen und dort gespeichert. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Deutschland. Eine Weitergabe an externe CRM- oder Marketing-Dienstleister findet nicht statt. Ergänzend erhalten die zuständigen Mitarbeitenden eine Benachrichtigung per E-Mail.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertragsabschluss zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen).

Wir löschen diese Daten, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind, spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Support und Ticketsystem (Freshdesk)

Für unser Help-Center und die Bearbeitung von Support-Anfragen (erreichbar unter support.educal.io) setzen wir Freshdesk ein, einen Dienst der Freshworks Inc., 2950 S. Delaware Street, Suite 201, San Mateo, CA 94403, USA.

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma und Standort, Inhalt Ihrer Anfrage einschliesslich Anhängen und Screenshots, der gesamte Kommunikationsverlauf, Ticket-Status, Zeitstempel sowie technische Angaben (IP-Adresse, Browser, Gerät, Betriebssystem), soweit diese für die Fehleranalyse erforderlich sind.

Zwecke: Entgegennahme, Zuordnung und Bearbeitung von Support-Anfragen, Fehlerbehebung, Qualitätssicherung und Nachweis der Bearbeitung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Support Bestandteil unserer vertraglichen Leistung ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Auftragsverarbeitung: Freshworks ist für uns Auftragsverarbeiter. Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Die Verarbeitung erfolgt im Rechenzentrum von Freshworks in der Europäischen Union (Frankfurt am Main).

Drittlandübermittlung: Ein Zugriff durch Konzerngesellschaften von Freshworks ausserhalb der EU bzw. der Schweiz – insbesondere in den USA und in Indien – zu Wartungs- und Supportzwecken lässt sich nicht ausschliessen. Diese Übermittlungen stützen wir auf die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO nebst ergänzenden Schutzmassnahmen. Trotz dieser Massnahmen kann ein Zugriff durch US-Behörden nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Speicherdauer: Tickets werden 24 Monate nach Abschluss aufbewahrt und anschliessend gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Bitte übermitteln Sie über das Ticketsystem keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten – etwa Gesundheits- oder Förderdaten von Schülerinnen und Schülern – und keine Zugangsdaten oder Passwörter.

Datenschutzhinweise des Anbieters: freshworks.com/privacy

7. Kundenkonto und Vertragsabwicklung

Für Abschluss und Durchführung eines Vertrags über die educalio-Software verarbeiten wir: Firmenname, Ansprechpartner, Anschrift, E-Mail, Telefon, Steuer- bzw. Mehrwertsteuernummer, gebuchtes Paket, Laufzeit, Abrechnungsdaten sowie Nutzungs- und Protokolldaten des Kundenkontos (Anmeldezeitpunkte, IP-Adresse, durchgeführte Aktionen), soweit dies für Betrieb, Sicherheit und Abrechnung erforderlich ist. Zur Abrechnung erfassen wir zudem die Zahl der aktiven Schülerinnen und Schüler je Abrechnungszeitraum; dabei handelt es sich um eine reine Anzahl, nicht um personenbezogene Angaben zu den Betroffenen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Protokolldaten ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, für die Aufbewahrung von Rechnungsunterlagen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

8. Zahlungsabwicklung über PayPro Global

Zahlungen für unsere kostenpflichtigen Leistungen wickeln wir über PayPro Global, Inc., 225-2100 Bloor Street West, Suite 6-215, Toronto, Ontario M6S 5A5, Kanada, ab.

Rolle von PayPro Global: PayPro Global ist unser autorisierter Reseller und „Merchant of Record“. Der Zahlungs- und Abrechnungsvorgang kommt daher unmittelbar mit PayPro Global zustande. PayPro Global verarbeitet Ihre Zahlungsdaten nicht in unserem Auftrag, sondern als eigenständig Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Ergänzend gilt insoweit die Datenschutzerklärung von PayPro Global: payproglobal.com/privacy-policy.

Im Bestellprozess verarbeitete Daten: Vor- und Nachname, Rechnungsanschrift und Land, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname und Steuer- bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bestell- und Vertragsdaten, Betrag und Währung, gewählte Zahlungsart sowie die zahlungsartspezifischen Daten (Kreditkartendaten, PayPal-Konto, SEPA-Lastschriftmandat, Überweisungsdaten). Zur Betrugs- und Missbrauchsprävention verarbeitet PayPro Global zusätzlich technische Daten wie IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie die ungefähre Geolokalisierung.

Ihre Kreditkarten- und Kontodaten geben Sie unmittelbar bei PayPro Global bzw. dessen angebundenen Zahlungsdienstleistern ein. Wir erhalten diese vollständigen Zahlungsdaten zu keinem Zeitpunkt. Von PayPro Global werden uns lediglich die zur Vertrags- und Buchhaltungsabwicklung erforderlichen Angaben übermittelt: Name, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Bestell- und Rechnungsnummer, Betrag, Zahlungsart, Zahlungsstatus sowie gegebenenfalls die letzten vier Stellen der Kartennummer.

Zwecke: Abwicklung von Bestellung und Zahlung, Rechnungsstellung, Abführung von Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer in den jeweiligen Ländern, Verwaltung von Abonnements und wiederkehrenden Zahlungen, Bearbeitung von Rückerstattungen und Rückbuchungen, Betrugsprävention sowie Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungs- und Steuerpflichten) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrugs- und Missbrauchsprävention, Sicherstellung des Zahlungsverkehrs).

Drittlandübermittlung: PayPro Global hat seinen Sitz in Kanada. Für Kanada besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für Unternehmen, die dem kanadischen Datenschutzgesetz PIPEDA unterliegen; die Übermittlung erfolgt daher auf Grundlage von Art. 45 DSGVO. Soweit PayPro Global weitere Zahlungs- und Dienstleister ausserhalb der EU bzw. der Schweiz einsetzt, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO oder eines entsprechenden Angemessenheitsbeschlusses.

Speicherdauer: Zahlungs- und Rechnungsdaten bewahren wir aufgrund handels- und steuerrechtlicher Pflichten zehn Jahre auf (Art. 958f OR; für Kunden in Deutschland ergänzend § 147 AO und § 257 HGB). Unabhängig davon speichert PayPro Global Daten nach eigenen Vorgaben und Aufbewahrungsfristen.

9. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Nutzen unsere Kunden – Nachhilfeschulen, Bildungsträger und Franchisepartner – die educalio-Software, verarbeiten wir die dort eingegebenen Daten, insbesondere Daten von Schülerinnen und Schülern, Erziehungsberechtigten und Lehrkräften, ausschliesslich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter gemäss Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinn ist in diesem Fall der jeweilige Kunde.

Sind Sie Schülerin, Schüler, Erziehungsberechtigte oder Lehrkraft und möchten Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten verlangen, wenden Sie sich bitte an die Nachhilfeschule bzw. den Bildungsträger, bei dem Sie angemeldet sind. Anfragen, die uns direkt erreichen, leiten wir unverzüglich an den jeweiligen Verantwortlichen weiter.

Mit unseren Kunden schliessen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der auch die von uns eingesetzten Unterauftragsverarbeiter, die technischen und organisatorischen Massnahmen sowie die Löschung nach Vertragsende regelt.

10. Externe Dienste auf unserer Website

Google Fonts. Wir binden Schriftarten von Google ein (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Beim Seitenaufruf baut Ihr Browser eine Verbindung zu Servern von Google auf; dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übertragen, gegebenenfalls auch in die USA. Die Einbindung erfolgt nur nach Ihrer Einwilligung gemäss Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Datenschutzerklärung: policies.google.com/privacy

Verlinkte und eingebettete Inhalte. Unsere Profile bei YouTube, Instagram und LinkedIn sind lediglich verlinkt; Daten werden erst übertragen, wenn Sie den Link anklicken. Sofern auf einzelnen Seiten Videos eingebettet sind, erfolgt dies nur nach Ihrer Einwilligung; beim Abspielen werden Ihre IP-Adresse und Nutzungsdaten an den jeweiligen Anbieter übertragen, gegebenenfalls in die USA.

Nutzungsdaten im Redaktionsbereich. Im nicht öffentlichen Administrationsbereich unserer Website kann das eingesetzte Seitenbaukasten-System anonymisierte Nutzungsstatistiken an seinen Hersteller übermitteln. Besucherinnen und Besucher der Website sind davon nicht betroffen.

Eine Webanalyse oder Reichweitenmessung von Besuchern findet auf dieser Website nicht statt. Wir setzen weder Google Analytics noch Werbe- oder Tracking-Pixel ein.

11. Empfänger

Personenbezogene Daten geben wir nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung besteht oder ein berechtigtes Interesse die Weitergabe rechtfertigt. Empfänger sind: unser Hosting-Anbieter (Hetzner Online GmbH), der Anbieter unseres Ticketsystems (Freshworks), der Zahlungsabwickler PayPro Global, unsere Buchhaltung und Steuerberatung sowie gegebenenfalls Rechtsberatung. Eine vollständige Liste unserer Auftragsverarbeiter stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen – insbesondere die zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbücher und Buchungsbelege nach Art. 958f OR (für Kunden in Deutschland ergänzend § 147 AO und § 257 HGB). Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht wird die Verarbeitung eingeschränkt.

13. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Gegen die Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an info@educal.io.

Beschwerderecht: Sie können sich jederzeit bei einer Aufsichtsbehörde beschweren – in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, im Anwendungsbereich der DSGVO bei der Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes.

Widerspruch gegen Werbe-Mails: Der Nutzung der im Impressum veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung nicht ausdrücklich angeforderter Werbung wird hiermit widersprochen.

14. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Massnahmen nach Art. 32 DSGVO zum Schutz Ihrer Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff – insbesondere TLS-Verschlüsselung sämtlicher Verbindungen (erkennbar am „https://“ und am Schlosssymbol in der Adresszeile), verschlüsselte Datenspeicherung, Zugriffsbeschränkungen nach dem Need-to-know-Prinzip, Protokollierung von Zugriffen sowie regelmässige Sicherungen. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet Sicherheitslücken aufweisen kann; ein lückenloser Schutz vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

15. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschliesslich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.